Ich bin Handwerker und möchte die Kalender meines Unternehmens digitalisieren

Zu unserem Kundenstamm zählen viele Handwerker und gerade in diesem Bereich gibt es bei der Terminplanung einiges zu beachten.
In manchen Betrieben kann man die Durchführung direkt in Absprache mit dem Kunden planen, in anderen ist man abhängig von anderen Firmen bzw. Gewerken und muss manchmal seine ganze Planung kurzfristig über den Haufen werfen. Dabei ist es sehr wichtig, dass alle Mitarbeiter beschäftigt sind und kein Leerlauf entsteht. Gerade wenn es häufig zu Leerlaufphasen kommt und dadurch keine Einnahmen generiert werden, können im schlimmsten Fall die Mitarbeiter nicht mehr bezahlt werden.
Genau aus diesen Gründen ist gerade für Handwerker die Planung unerlässlich, doch wie soll man vorgehen?
         

In vielen Handwerksbetrieben kommen die Mitarbeiter am Montagmorgen zur Arbeit und der Chef oder Vorgesetzte erzählt ihnen, was sie an dem Tag oder in der Woche zu erledigen haben. Die Mitarbeiter bekommen ggf. einen Zettel mit ihren Wochenaufgaben mit.
In Zeiten von WhatsApp und Co. sehen wir aber auch vermehrt, dass Arbeitsanweisungen für den Tag oder die Woche per Messenger verteilt werden. Das ist zwar schon ein Schritt in die Digitalisierung, aber oft wird weder an den Datenschutz gedacht, noch die Arbeitszeiten des Mitarbeiters berücksichtigt – Nachrichten an Wochenenden oder nach Feierabend bleiben nicht aus.
Dabei gibt es Möglichkeiten beides zu gewährleisten. Mit einer Onlineverwaltung über eine Internetseite oder App oder der Einbindung eines digitalen Kalenders direkt auf dem Smartphone kann der Arbeitgeber die Termine seiner Mitarbeiter quasi jederzeit (um-) planen, ohne diese direkt durch eine Nachricht zu stören. Der Mitarbeiter ruft die Informationen entweder manuell ab oder die Termine werden direkt synchronisiert, dabei entscheidet der Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit selbst, ob und wann er nachschaut.

Ohne strukturierte Terminplanung macht man sich nicht nur selbst das Leben schwer, sondern auch das seiner Mitarbeiter. Auch unter Kollegen herrscht nicht immer Einigkeit. Durch eine geregelte Arbeitsplanung und den Austausch mit seinen Mitarbeitern findet man schnell kleine Teams, die gut miteinander arbeiten können. Zudem lernt man in diesem Zuge die Stärken der einzelnen Teams kennen und kann sie somit effizient für die einzelnen Aufträge einsetzen.

 

Die Auftragsbücher sind voll, doch wie soll man das alles abarbeiten ohne den Überblick zu verlieren?
Mit Standard-Office-Programmen kann man zwar schon eine Menge dokumentieren, terminieren und vereinfachen, doch man stößt schnell an Grenzen, was eine Verschwendung von Arbeitszeit bedeutet.
Oft ist man der Meinung, dass eine passende Softwarelösung zu teuer ist, aber eine solche Investition kann sich schnell rechnen, allein weil dadurch Zeit und Nerven gespart werden.

 

Mit einer angepassten Softwarelösung haben Sie alle Aufträge im Blick und können jedem Auftrag einen oder mehrere Monteure hinterlegen. Im Idealfall, wie bei unserer Unternehmenssoftware HCMS, gibt es ein Modul „Montagekalender“. Hier wird übersichtlich gezeigt, welcher Mitarbeiter an welchem Tag für welchen Kunden bzw. Auftrag eingeteilt ist. Feiertage sind softwareseitig bereits hinterlegt, Urlaubstage und Krankmeldungen können mit wenigen Klicks eingetragen werden (auch eine Stundenerfassung, ggf. auftragsbezogen für die Nachkalkulation, kann direkt angebunden werden).
So behalten Sie stets den Überblick – die Aufträge werden abgearbeitet und der Kunde freut sich über die termingerechte Fertigstellung.