4 Gründe, warum Termine im Unternehmen digital organisiert werden sollten

Im Zeitalter von Smartphone und Tablet organisieren viele Menschen ihre Termine bereits digital. 
Wer es analog mag, bei dem ist die Freude über einen neuen Jahresplaner immer sehr groß. Über Stunden, wenn nicht sogar Tage, werden Termine wie Geburtstage, von dem alten Kalender in den Neuen übertragen. Diese Prozedur ist im Unternehmen allerdings eher ein Graus. Es wird sehr viel Zeit verschwendet, die sinnvoller genutzt werden könnte.
 
Dennoch sehen wir es recht häufig, dass für Terminabsprachen ein Taschenkalender gezückt wird. Gerade im Handwerksbereich ist diese Methode noch sehr beliebt. Dabei kommt es nicht selten vor, dass gerade zum Jahresende Termine für das neue Jahr geplant werden sollen, aber der neue Taschenkalender noch nicht da ist. Spätestens an dieser Stelle könnte man sich die Frage stellen, warum man seine Termine nicht doch digital verwalten sollte?
 
Hierfür gibt es viele Gründe. In diesem Blog-Artikel gehen wir auf 4 dieser Gründe und vor allem auf die Vorteile Termine digital zu organisieren, näher ein. 
 

Mehr Transparenz durch digitale Terminorganisierung

Digitale Kalender für jeden Mitarbeiter ermöglichen mehr Transparenz innerhalb des Unternehmens. Hierbei geht es nicht darum, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeiter und deren Termine kontrolliert, sondern vielmehr darum, eine bessere Planung für sämtliche Mitarbeiter zu ermöglichen.
Freie Termine, an denen mehrere Kollegen teilnehmen sollen, sind mit wenigen Klicks auffindbar und können direkt eingetragen werden. Somit wird Arbeitszeit gespart, die sonst durch Terminabsprachen per Telefon oder E-Mail stattgefunden hätten. Auch wenn sich solche Termine verschieben sollten, ist dies mit wenigen Klicks möglich.
 
Jeder kennt die Situation, dass man einen Mitarbeiter eines Unternehmens sprechen möchte, dieser aber nicht erreichbar ist. Durch einen Klick in den Mitarbeiterkalender kann schnell eine Auskunft getroffen werden, dass sich der Mitarbeiter beispielsweise noch zwei Stunden in einem Termin befindet oder er heute nicht mehr ins Büro zurückkehrt und erst morgen wieder erreichbar ist. Eine Rückrufbitte kann in diesem Fall direkt in den Kalender eingetragen werden. Somit wird dem Anrufer ein professioneller Umgang vermittelt – er fühlt sich bei Ihnen gut aufgehoben und Sie haben das mit geringem Aufwand erreicht.
 
Fällt ein Kollege krankheitsbedingt für einen längeren Zeitraum aus, verteilen Sie seine Termine mit wenigen Klicks auf andere Mitarbeiter. 
Auch Urlaubstage sollten eingetragen werden, damit sich die Kollegen darauf einstellen können.

Lassen Sie sich an Termine erinnern

Den Überblick über alle Termine zu behalten ist manchmal gar nicht so einfach. Warum sollte man sich das Leben schwer machen und jeden Termin aufwendig in einem Taschenkalender nachschauen? Hat man einen Termin übersehen, ist es zu spät und man muss Ausreden finden, warum man ihn nicht wahrnehmen konnte.

„Ein Taschenkalender kann Sie nicht automatisch an einen Termin erinnern!“
 
Hinterlegen Sie einem Termin eine oder mehrere Erinnerungen und ihr PC/Laptop, Tablet und/oder Smartphone erinnert Sie automatisch zur gewünschten Zeit daran. Dadurch lässt sich Stress vermeiden und Sie verpassen keine Kundentermine mehr. Für Termine, die Vorbereitungszeit benötigen, sollten mehrere Erinnerungen hinterlegt werden, beispielsweise eine Woche vor dem Termin und an dem Tag des Termins selbst.
 

Planen Sie Termine (weit) im Voraus

Gerade zum Jahresende müssen Termine für das neue Jahr geplant werden. Ist der neue Taschenkalender noch nicht geliefert oder der passende noch nicht gefunden worden, kann es gegenüber dem Kunden schnell peinlich werden. Im schlimmsten Fall werden Termine für das neue Jahr auf einem extra Zettel notiert, diese aber nicht in den neuen Kalender übernommen. Erscheinen Sie dann nicht beim Kunden, kann er unzufrieden werden – im schlimmsten Fall springt der Kunde ab und Sie erhalten den Auftrag nicht!
 
Mit dem Smartphone, das man in der Regel immer dabeihat, können Termine auch viele Monate oder Jahre im Voraus geplant werden.
Für die Vorausplanung sind wiederkehrende Termine (Inspektionen, Wartungen, etc.) ebenfalls sehr interessant. Sie werden einmalig angelegt und sind jahresunabhängig aufrufbar. Vergessen Sie nie wieder eine Inspektion oder einen Geburtstag eines wichtigen Kunden oder Geschäftspartners.
 

Verwalten Sie Termine auf unterschiedlichen Geräten

Im Büro werden die meisten Arbeiten, u.a. auch die Terminkoordinierung, am PC oder Laptop vorgenommen. Unterwegs ist es situationsabhängig - manche nutzen einen Laptop, andere ein Tablet. Immer dabei ist aber das Smartphone. Hierüber werden unterwegs die meisten Termine gespeichert. Damit sie aber auf allen Geräten verfügbar sind, sollte man seine Termine regelmäßig synchronisieren
Im Privatleben werden oft die Google- oder Apple-Dienste dafür verwendet. Im Geschäftsleben ist dies zwar ebenfalls möglich, allerdings spielt hier der Datenschutz eine wichtige Rolle! Wo liegen meine Daten? Liegen sie in Deutschland? In der EU? Amerika? Es besteht beispielsweise die Möglichkeit auf deutschen Webservern Dienste für die Synchronisierung laufen zu lassen. Im Idealfall können Sie über Ihre Unternehmenssoftware, Ihrem ERP-System, diese Dienste nutzen. 
Gerade bei Verlust des Smartphones oder einem Defekt, ist es sehr ärgerlich, wenn die Termine zuvor nicht synchronisiert wurden. Haben Sie hingegen die Daten vorher synchronisiert, sind alle Termine nach der Synchronisierung auch auf dem Smartphone wieder verfügbar – dies ist undenkbar mit einem Taschenkalender.
 
 
Sie sehen, es gibt gute Gründe seine Termine digital zu verwalten. Wenn Sie eine Unternehmenssoftware bzw. ein ERP-System verwenden, fragen Sie bei Ihrem Anbieter nach entsprechenden Möglichkeiten.
Wenn Sie sich für unsere Unternehmenssoftware HCMS interessieren, welche die oben beschriebenen Möglichkeiten anbietet, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!
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