3 Gründe, warum Termine in Kirchengemeinden digital organisiert werden sollten

Zu unserem Kundenstamm zählen auch Kirchengemeinden, die das Thema „Digitalisierung“ voranbringen möchten. Über das Kalender-Modul unserer Unternehmenssoftware HCMS haben wir in den letzten Wochen bereits ausführlicher berichtet. Die eigentliche Idee dahinter ist, dass jeder Mitarbeiter seine Termine darüber verwalten kann. Wir haben aber auch schon gezeigt, dass wir das Kalender-Modul angepasst haben, um Handwerkern einen Montagekalender anbieten zu können.
Nach Rücksprache mit verschiedenen Kirchengemeinden haben wir schnell erkannt, dass unsere Software-Module auch Kirchengemeinden den Arbeitsalltag erleichtern kann! Daraufhin haben wir speziell für Kirchengemeinden eine Softwarelösung umgesetzt, die ständig weiterentwickelt wird – Die Lösung heißt „KirPort – das digitale Kirchen-Portal“ (www.kirport.de). Ein Teil davon ist das Kalender-Modul, auf das wir in den nächsten Beiträgen näher eingehen möchten.

Überschneidungen bei Terminen verhindern

Kirchengemeinden, die Termine noch nicht digital organisieren, haben häufig mehrere große Kalenderbücher – z.B. für Sondergottesdienste (Taufen, Hochzeiten, Beerdigungen, etc.), Räume (Konferenzräume, Räume in Jugendzentren, etc.) usw.
 
Die Praxis sieht wie folgt aus: Im Pfarrbüro geht ein Anruf ein und es wird bspw. für das nächste Jahr eine Hochzeit angemeldet. Alle Angaben werden auf einem Zettel notiert, dann muss der/die Mitarbeiter*in zum Kalender gehen und überprüfen, ob der Termin noch frei ist. Sofern er frei ist, wird dem Anrufer der Termin bestätigt. Die Eintragung in das Kalenderbuch wird aber nicht immer direkt vorgenommen, da der/die Mitarbeiter*in wieder zum Kalender laufen müsste und ggf. schon der nächste Anruf eingeht. Leider kommt es dann immer mal wieder vor, dass eine andere Mitarbeiter*in für den gleichen Termin eine weitere Hochzeit annimmt, denn laut Kalender ist der Termin noch frei.
 
Die Nacharbeit und die Empörung bei den „zukünftigen Hochzeitpaaren“ hätte verhindert werden können, wenn der Termin direkt eingetragen worden wäre. Abhilfe kann eine Softwarelösung schaffen. Natürlich können Terminüberschneidungen auch hier vorkommen, wenn Mitarbeiter*innen den Termin nicht direkt eintragen, da der/die Mitarbeiter*in aber i.d.R. einen großen Teil der Arbeitszeit vor dem PC sitzt, ist der Aufwand geringer, als aufzustehen und im Kalender nachzuschauen. Es kommt auch vor, dass der Kalender für das nächste oder übernächste Jahr noch gar nicht da ist und erst bestellt werden muss. In den digitalen Kalender könnte man sogar schon Termine, die in 10 Jahren stattfinden, eintragen.
 

Hausmanagement vereinfachen

Ein gutes Beispiel wo eine Softwarelösung Kirchengemeinden gut unterstützen kann, ist die Verwaltung von Gebäuden und Räumen (Hausmanagement). In kirchlichen Jugendzentren können Gruppen und Vereine Räume reservieren.
 
In der Praxis sieht es häufig so aus: Im Jugendzentrum klingelt das Telefon und jemand möchte einen Raum für eine Veranstaltung reservieren. Der/die Mitarbeiter*in schaut im Kalenderbuch nach und sofern der Termin frei ist, wird er bestätigt und (hoffentlich direkt) eingetragen. Ist das Jugendzentrum aber nicht besetzt, wird im Pfarrbüro angerufen. Da das Kalenderbuch im Jugendzentrum liegt, kann keine Aussage getroffen werden, ob der Termin noch frei ist. Bestätigt der/die Mitarbeiter*in dennoch den Termin, kann es zu Überschneidungen kommen. I.d.R. wird der Termin aber nicht direkt bestätigt, sondern der/die Mitarbeiter*in geht zum Jugendzentrum, schaut im Kalender nach und ruft zurück, um den Termin zu bestätigen oder abzulehnen.
 
Dieses Vorgehen ist recht aufwendig und kostet viel Zeit. Über eine passende Softwarelösung wie „KirPort – das digitale Kirchen-Portal“ können Räume über die Kirchenmitarbeiter*innen direkt reserviert werden – auch von unterwegs oder im Homeoffice. Es kommt nicht zu Überschneidungen und die Zeitersparnis ist enorm.
 

Schnellere Dienstplanerstellung dank Softwarelösung

Digitale Ansätze sind bei der Dienstplanerstellung in vielen Kirchengemeinden bereits zu sehen, aber es könnte noch optimaler, ressourcenschonender und sogar umweltfreundlicher vonstattengehen. 
 
In der Praxis haben wir folgendes Vorgehen gesehen: es gibt eine Excelliste, die von den Pfarrsekretär*innen vorbereitet werden, d.h. die Liste wird bspw. für jeden Monat einmal angepasst, sodass jeder Gottesdienst aufgelistet wird. Es gibt freie Felder, in denen eingetragen wird welcher Geistliche, Küster, Organist etc. für den jeweiligen Gottesdienst zuständig ist. Die Liste wird ausgedruckt und in einer Dienstbesprechung handschriftlich ausgefüllt. Danach werden diese Daten in die Excelliste abgetippt, die Liste mehrfach gedruckt und den Mitarbeiter*innen ins Fach gelegt. Sollte sich bspw. krankheitsbedingt etwas ändern, wird die Excelliste angepasst und die Mitarbeiter*innen bekommen ein neues Exemplar ins Fach gelegt.
 
Über eine passende Softwarelösung wie „KirPort – das digitale Kirchen-Portal“ können alle Gottesdienste direkt während der Dienstbesprechung bspw. an einem Laptop eingetragen werden. Falls gewünscht, kann der Dienstplan auf Knopfdruck als PDF-Datei erstellt werden. Wer darauf verzichtet und vor jeden Termin in den Kalender schaut, kann jede Änderung direkt sehen. Das Ausdrucken ist nicht mehr nötig und schont die Umwelt.
 

Zusammenfassung, welche Kalender ich in Kirchengemeinden digitalisieren kann

  • Mitarbeiter-Termine
  • Gebäude-/Raum-/Gerätebelegung
  • Dienstpläne
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